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访客管理趋于智能化 一卡通企业或成主导

2016-6-13 11:05:39      点击:

    随着社会经济的快速发展,各类场所之间的业务往来越发密切,人员流动因此加快、人员身份也更为复杂。为保障各类场所工作安全有序开展,来访人员出入管理应运而生。

    人员出入管理需求催生了一系列行业的发展。上世纪末,国内经济高速发展,出入同一个场所人员增多,身份也变得复杂。由于场所内安全事故频发,人们想阻止无关人员进入,于是通道行业在国内出现。经过数年沉淀,通道行业市场规模形成,行业趋于成熟。

    进入本世纪,经济继续高速发展,大量中小型公司涌现,市政建设也不断增加。于是在通道处设限已不能满足需求,门禁系统接着引入,门禁系统将出入安全控制在了每一个公司。而后,我们甚至想控制来访者的访问楼层,于是出现了梯控系统。

    时代继续前进,业务往来更加频繁,人员访问也更加复杂。于是通道、门禁、梯控的结合也不能满足需求了。

    纵观整个人员出入管理发展历程,我们会发现,这所有的行业其实都在解决一个问题:让正规来访进行,阻止无关人员进入。但通道、门禁、梯控似乎只做了局部限制,当他进入场所以后我们就失去了对他的控制。正如一个人来敲了我们家的门,只要他敲了门,门就会开,如果他拥有我家卧室门的钥匙,便可以进入任何一个房间,而我们没办法对他进行管制,安全事故也因此发生。

    现在,我们到底想要怎样的人员出入管理呢?

    我们希望访客拜访是这样的:你有权拜访,但我有权不开门,不接受拜访。我们不愿接纳威胁公司安全、扰乱公司秩序的拜访者,同时我们也希望能够在方便的时候接受拜访,不方便的时候拒绝拜访。当然,不管是接受访问还是拒绝访问,我们希望你的访问经历是愉快的。

    于是,访客管理诞生了,访客管理即是解决访问者的拜访管理问题。目前市面上存在三种访客管理手段,一是手工登记来访人员信息,安保(前台)工作人员确认;二是计算机系统验证身份信息,安保人员确认;三是访客通过自助访客端主动登记信息,进入场内管理方也可查看到来访者的场内运行轨迹,做到了良好场内管理。    

    一、基于手工登记的被动访客系统

    我们假设应用场所已经使用了通道、梯控、门禁出入管理系统。来访者到达入口或前台,告知安保人员将要访问的公司或人员以及访问原因,安保人员致电被访公司确认是否允许,如果允许访问,访问者在登记簿上填写身份信息,安保人员检验后发通行卡。访问者完成访问后到达出口处,通道设备吞卡,或来访者直接将卡归还前台。

    但这样的访客管理存在明显缺陷,众多现实案例纷纷证明了存在的问题。例如:

    来访者身份不易确认:来访人员手工登记身份,可能出现隐藏身份、登记假信息情况;因人不同,字迹也各不相同,因此对来访人员身份难以辨认。且不说来访者的登记,我们甚至不能确保每一位安保人员都尽职尽责,安保人员不仔细核对登记信息,绝大多数登记也都流于形式,根本不能做到对来访者的有效管理。

    纸质访客登记单管理不便:访客信息采用纸质登记,纸质登记单容易丢失、容易损坏,不易保存,对历史数据查找很不方便,如果一个月后才发现来访者存在问题,要在大叠的登记表中找到问题访客如同大海捞针。

    人员登记效率低:人员安全是一方面,另一方面,人员登记效率极低。随着时代发展,在一些城市综合体、高端写字楼、市政场所来访人员量非常大,安保人员必须致电每一家被访企业确认,登记速度缓慢。登记速度过慢势必造成人员拥堵,大量人员拥堵在入口处不仅给来访者带来不良体验,更有损场所形象。相信我们很多人都有到某公司办事,却被长时间堵在入口或前台的不快经历。

    人员登记访客来访体验不好:在如今人人要求平等的年代,访问者得到被访者的尊重直接影响着双方的业务合作。有时,物业为保障来访安全的权责划分,甚至要求必须由被访者引领来访者才能进入,严重影响来访者的时间和心情,他难免不会将情绪归结在被访者身上。

    通过人员进行登记的访客管理事实上起步较早,在通道和门禁发展阶段就已经存在,但许多人员登记仅仅流于形式,并没有真正的做到对来访者进行管理。而正是由于人员访客登记方式的诸多问题,在计算机如此发达的时代,人们发明了用计算机代替手工登记的访客系统。

    二、基于计算机简单登记的被动访客系统

    正是由于手工登记的诸多问题,人们开始将来访者登记转移到了电脑上,计算机登记能够解决手工登记的一些问题,例如:

    计算机代替人工登记,避免了字迹不清、错位等问题;

    计算机访客系统与证件扫描仪相连,无需输入,直接扫描即可完成对来访者身份的确认,扫描仪可直接读取一代身份证、二代身份证、驾照、护照、军官证、港澳台通行证等有效证件;计算机登记加快了访客登记速度。

    计算机访客系统与监控设备相连,监控设备实时抓拍来访者当前图像,在电脑界面上将其与身份证件图像进行对比、保存,如此使得信息更加可靠安全。

    但计算机登记式访客系统还处于仅仅确认访客信息的阶段。而访客管理并不仅仅是为了确认访客信息。从目前的市场形势看,最先促发访客需求的将是人员流动大、身份复杂的场所,例如政府、法院、市民中心、检察院、大型城市综合体、高端写字楼等。这些场所管理方想要对来访人员进行管理,从而确保多种业务的正常开展,但同时,由于场所的公开性,他们又要保持良好的社会形象和平等观念,而这种基于简单登记的访客系统就没有办法满足需求了。

    不能应付大流量的来访者

    因为计算机访客登记仅仅是将手工登记转移到计算机上,虽然登记时间较手工登记有所提高,但如果在人流量大的场所,如市民中心、城市综合体等,拥堵情况还是经常发生。因为场所中前台一般设置一个,工作人员配备两个,而计算机访客登记终端一般也只能配备一台,这和之前的手工登记配置基本一样。因此还是起不到来访人员登记分流作用,速度当然不可能快很多。

    不能做到良好的用户体验

    正如上文所说,目前促发需求的多是市政建设和高档商务中心,访问这些场所的人员通常对平等性、服务态度和受尊重性的要求更高,长时间的前台等候终将消磨来访者的耐心;而且,访客来访,必须经过前台安保人员的身份检验,这是在假设来访者会威胁场所安全的情况下迫使登记的。在来访者眼里,他仅仅需要被访者的确认即可。因此,这样的访客登记实际上并没有做到很好的用户体验。

    不能对来访者场内运动轨迹进行管理

    正如我们前文对访客系统的设想,我们不仅想确认来访者的身份,我们同样希望在不影响他访问的同时对他场内的运动轨迹进行管理。如才才是我们真正需要的访客管理系统,而这种简单的访客登记做不到。

    场所形象没有得到改善

    如果场所前台拥堵大量来访者,场所形象从何而来?

    计算机访客登记虽然依然存在问题,但还是顺应了访客管理趋势,部分企业看到了计算机访客管理这块大蛋糕,也推出了相应的访客管理软件或终端,例如北洋智能、德生、中振兴业、博纳思、汉威信等。这些企业也为访客管理领域做出了相当的贡献。

    三、未来是主动式智能访客管理的天下

    不管是上文的手工登记,还是计算机登记,其实都不是成熟的访客管理,他们仅仅做了访客管理的一个部分——身份确认。目前市场需要的是能够给用户带来良好体验,又可确保安全访问的访客管理系统!这种访客管理不仅要确保他进入场所的身份安全,同时要确保他场所内部的访问安全。

    那么,在这个用户体验为主的时代,怎样才能既做到优秀的用户体验、又做到高效安全的访客管理呢?答案只有一个,化被动为主动!我们可以在入口处设置自助式的访客终端,客户自行刷卡或致电被访者即可判断是否允许访问,自助访客终端登记速度比被动式的登记速度更快;且能够与通道、梯控、门禁联动,实现对访客场内轨迹的查看;同时,我们可以根据场所人流量配置多台自助终端,如此便可起到很好的分流作用,不至入口拥堵。

    笔者相信,被动式访客登记系统只是过渡产品,真正的访客管理将是主动式智能管理的天下。我不得不说我佩服那些有着敏锐嗅觉并快速反应的企业。就我所知,单做访客机排队机起家的中振以及在通道行业颇有影响力的杭州立方已经将主动式智能访客管理系统推向了市场,并成功运用在了法院、商务大楼等场所。其中中振推出了MR-H8电话-短信访客登记一体机,该款机型支持来访者自助登机和预约登记功能。来访者到达场所后,可在登记设备上自助登记身份信息,设备将自动拨通被访人电话,确认是否发卡;这张卡可通过通道闸机、电梯、门禁,带领访客畅通无阻的到达被访人区域;同时这款机子还支持网络预约功能,被访人通过浏览器登记预约来访人身份和手机号,系统便会自动给来访人手机发送短信预约号,来访人到达大厅后,直接输入预约号即可吐卡。

    中振是单做访客机厂家中的领先者,但要实现真正意义上的主动式访客管理,他们的自助访客机必须要和通道、梯控、门禁联动。访客机用来确认来访人员身份,其他系统用来管理场内运动轨迹,因此中振便需要与其他厂家的系统接入,进行二次开发。

    而杭州立方也早在08年就将自助访客管理系统运用在了项目中。立方本是一卡通厂家,且在一卡通领域都有一定的影响力,而自助访客系统的接入则使得立方成为了目前唯一一家能够提供来访人员出入管理整体解决方案的一卡通厂家。

    立方的访客流程与中振相似,但他的访客系统相比于中振访客一体机又要更进一层,立方有一款VOIP视频自助访客管理系统,它是利用场内IP网络,将模拟声音转换为数字信号在网络上实时传递,来访者利用自助终端上的VOIP电话与被访者直接视频通话,经被访者确认后,终端发卡。就立方工作人员介绍,VOIP自助视频访客系统是全国第一套全球第二套利用IP网络实现访客来访管理的自助访客管理系统,现在这套系统也已经成功运用在了多个项目上,例如上海的越洋广场,中信广场,即是将自助访客系统、通道、梯控、门禁组成一整套人员出入整体解决方案,真正实现了来访人员的一卡通管理。听说最近他们又推出了自助语音访客系统,这套系统不仅能够对通道实现一卡通管理,由于来访人员身份被同时记录在了系统和卡片内,访客进入场内,他的活动轨迹可在管理中心清晰的反应出来。这套系统经过个性化定制后已经运用在了广州中级人民法院。立方这套访客管理系统才真正达到了我们主动式访客管理的要求。

    四、智能化访客管理,一卡通企业有先天优势

    目前来访人员管理的市场形势是大多数采用人工访客登记,少部分采用计算机访客登记;而现有的计算机访客系统又以单做访客系统厂家为主,少有访客管理整体解决方案提供商。但访客管理市场不容小觑,看看那些纯手工登记的场所吧,那都是我们的市场!

    那么访客管理这块大蛋糕,到底会被哪些人瓜分呢?一个是市场反应敏捷的访客登记系统厂家,另一个是一卡通厂家。智能一卡通厂家进入访客管理领域有先天优势;

    第一,访客管理应和通道、梯控、门禁联动,他本是人员出入管理的一部分,目前一卡通厂家已经实现了对通道、梯控、门禁的联动,只要能生产出符合市场需求的访客管理软件和设备,便可立即接入原一卡通系统,形成访客管理整体解决方案;

    第二访客管理的目标客户就是现有的一卡通系统的目标客户;就现在的市场需求看,最先促发访客管理需求的客户将以党军政机关、公检法要害部门、事业单位、金融机构、大型商务大厦为主;

    第三,一卡通厂家拥有成熟的人员出入管理研发团队;

    第四,一卡通厂家拥有现成的通道营销团队。

    如此,一卡通厂家为什么不去尝试一下呢?

    因此,一卡通厂家才是未来访客系统市场最大的赢家。

    人们都说企业是利益驱使,但乔布斯的苹果不正是一个企业吗,可他的企业却改变了音乐播放行业、PC行业、手机行业、出版行业等七大行业,你能不说苹果是一个伟大的企业吗?而他们都是在为行业创造价值的同时收获了利润。作为一个从事一卡通事业的工作者,我也同时佩服那些在一卡通领域做出卓越贡献,带来行业价值的企业,因为他们的尝试与创新使得整个行业不断前进。

    希望,在访客管理领域,能有更多的一卡通厂家投入到其中来,相信你们在为访客管理行业创造价值的同时,也同样会收获更多的惊喜。你们会发现,智能化的访客管理系统市场,在未来拥有有无限潜力!