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访客管理系统潜力巨大行业应用前景无限

2016-5-11 9:58:51      点击:
      上世纪末,国内经济高速发展,出入同一个场所人员增多,身份也变得复杂。由于场所内安全事故频发,于是通道行业在国内出现。

  进入本世纪,经济继续高速发展,大量中小型公司涌现,市政建设也不断增加。于是在通道处设限已不能满足需求,门禁系统接着引入控制每一个公司。而后,用户甚至想控制来访者的访问楼层,于是出现了梯控系统。

  纵观整个人员出入管理发展历程发现,这所有的行业其实在解决一个问题:让正规来访进行,阻止无关人员进入。但通道、门禁、梯控似乎只做了局部限制,当进入场所以后就失去了对他的控制。正如一个人来敲了家门,只要敲了门,门就会开,如果他拥有卧室房门的钥匙,便可以进入任何一个房间,无法进行管制,安全事故也因此发生。

  于是诞生了访客管理,访客管理即是解决访问者的拜访管理问题。目前市面上存在三种访客管理手段,一是手工登记来访人员信息,安保(前台)工作人员确认;二是计算机系统验证身份信息,安保人员确认;三是访客通过自助访客端主动登记信息,进入场内管理方也可查看到来访者的场内运行轨迹,做到良好场内管理。

  基于手工登记的被动访客系统

  假设应用场所已经使用了通道、梯控、门禁出入管理系统。来访者到达入口或前台,告知安保人员将要访问的公司或人员以及访问原因,安保人员致电被访公司确认是否允许,如果允许访问,访问者在登记簿上填写身份信息,安保人员检验后发通行卡。访问者完成访问后到达出口处,通道设备吞卡,或来访者直接将卡归还前台。但这样的访客管理存在明显缺陷,众多现实案例纷纷证明了存在的问题。

  来访者身份不易确认

  来访人员手工登记身份,可能出现隐藏身份、登记假信息情况;因人不同,字迹也各不相同,因此对来访人员身份难以辨认。且不说来访者的登记,甚至不能确保每一位安保人员都尽职尽责核对登记信息,故多数登记流于形式,不能做到对来访者的有效管理。

  · 纸质访客登记单管理不便:访客信息采用纸质登记,纸质登记单容易丢失、容易损坏,不易保存,对历史数据查找很不方便,如果一个月后才发现来访者存在问题,要在大叠的登记表中找到问题访客如同大海捞针;

  · 人员登记效率低:人员安全是一方面,另一方面,人员登记效率极低;

  · 人员登记访客来访体验不好:访问者得到被访者的尊重直接影响着双方的业务合作。有时物业为保障来访安全的权责划分,甚至要求由被访者引领来访者才能进入,严重影响来访者的时间和心情。

通过人员进行登记的访客管理事实上起步较早,在通道和门禁发展阶段就已经存在,但许多人员登记仅仅流于形式,并没有真正的做到对来访者进行管理。而正是由于人员访客登记方式的诸多问题,发明了用计算机代替手工登记的访客系统。

  基于计算机简单登记的被动访客系统

  正是由于手工登记的诸多问题,人们开始将来访者登记转移到了电脑上,计算机登记能够解决手工登记的一些问题。

  · 计算机代替人工登记,避免了字迹不清、错位等问题;

  · 计算机访客系统与证件扫描仪相连,无需输入,直接扫描即可完成对来访者身份的确认,扫描仪可直接读取一代身份证、二代身份证、驾照、护照、军官证、港澳台通行证等有效证件;计算机登记加快了访客登记速度;

  · 计算机访客系统与监控设备相连,监控设备实时抓拍来访者当前图像,在电脑界面上将其与身份证件图像进行对比、保存,如此使得信息更加可靠安全。

  但计算机登记式访客系统还仅仅处于确认访客信息的阶段,而访客管理并不仅仅是为了确认访客信息。从目前的市场形势看,最先促发访客需求的将是人员流动大、身份复杂的场所,例如政府、法院、市民中心、检察院、大型城市综合体、高端写字楼等。这些场所管理方想要对来访人员进行管理,从而确保多种业务的正常开展,但同时,由于场所的公开性,他们又要保持良好的社会形象和平等观念,而这种基于简单登记的访客系统就没有办法满足需求了。

  1、不能应付大流量的来访者

  因计算机访客登记仅是将手工登记转移到计算机上,虽登记时间较手工登记有所提高,但如在人流量大的场所,如市民中心、城市综合体等,拥堵情况还是经常发生。场所中前台一般设置一个,工作人员配备两个,而计算机访客登记终端一般也只能配备一台,这和之前的手工登记配置基本一样。因此还是起不到来访人员登记分流作用,速度当然不可能提升很多。

  2、不能做到良好的用户体验

  正如上文所说,目前促发需求的多是市政建设和高档商务中心,访问这些场所的人员通常对平等性、服务态度和受尊重性的要求更高,长时间的前台等候终将消磨来访者的耐心;这样的访客登记实际上并没有做到很好的用户体验。

  3、不能对来访者场内运动轨迹进行管理

  正如前文对访客系统的设想,不仅要确认来访者的身份,同样希望在不影响他访问的同时对他场内的运动轨迹进行管理。

  未来是主动式智能访客管理的天下

  不管是手工登记,还是计算机登记,其实都不是成熟的访客管理,仅做了访客管理的身份确认。而目前市场需要的是能给用户带来良好体验,又可确保安全访问的访客管理系统!不仅要确保他进入场所的身份安全,同时要确保访问安全。

  故在入口处设置自助式访客终端,客户自行刷卡或致电被访者即可判断是否允许访问,自助访客终端登记速度比被动式的登记速度更快;且系统能与通道、梯控、门禁联动,可实现对访客的一卡通管理,这样能够从管理端非常清晰的看到访客在场内的轨迹;同时可以根据场所人流量配置多台自助终端,可起到很好的分流作用,不至入口拥堵。

就目前看,被动式访客登记系统可能是过渡产品,真正的访客管理将是主动式智能管理。目前已经有厂家将主动式智能访客管理系统推向了市场,并成功运用在了法院、商务大楼等场所。

  电话-短信访客登记一体机

  某些厂商推出了电话、短信访客登记一体机,支持来访者自助登机和预约登记功能:来访者到达场所之后,可在登记设备上自助登记身份信息,设备将自动拨通被访人电话,确认是否接受访问;如接受,被访者按下确认按钮,终端自助发卡。这张卡可通过通道闸机、电梯、门禁,带领访客畅通无阻的到达被访人区域;同时这类设备还支持网络预约功能,被访人通过浏览器登记预约来访人身份和手机号,系统便会自动给来访人手机发送短信预约号,来访人到达大厅后,直接输入预约号即可吐卡。

  视频自助访客管理机

  目前市场上出现的视频自助访客管理系统,主要是利用场内IP网络,将模拟声音转换为数字信号在网络上实时传递,来访者利用自助终端上的电话与被访者直接视频通话,经被访者确认后,终端发卡。此视频访客机是利用IP网络实现访客来访管理的自助访客管理系统,已经成功运用在多个项目,如上海的越洋广场,中信广场。将自助访客系统、通道、梯控、门禁组成一整套人员出入整体解决方案,真正实现了来访人员的一卡通管理。

  自助语音访客管理机

  自助语音访客系统不仅能够对通道实现一卡通管理,由于来访人员身份被同时记录在了系统和卡片内,访客进入场内,来访者活动轨迹可在管理中心清晰的反应出来。这此套系统经过个性化定制后已经运用在了广州中级人民法院(图2)。

  智能访客管理,一卡通企业有先天优势

  目前来访人员管理的市场形势是大多数采用人工访客登记,少部分采用计算机访客登记;而现有的计算机访客系统又以单做访客系统厂家为主,少有访客管理整体解决方案提供商。但访客管理市场不容小觑,看看那些纯手工登记的场所吧,那都是我们的市场!

  访客管理这块大蛋糕,到底会被哪些人瓜分呢?一个是市场反应敏捷的访客登记系统厂家,另一个是一卡通厂家。其中,智能一卡通厂家进入访客管理领域有先天优势。

  第一,访客管理应和通道、梯控、门禁联动。目前一卡通厂家已经实现了对通道、梯控、门禁的联动,只要能生产出符合市场需求的访客管理软件和设备,便可立即接入原一卡通系统,形成访客管理整体解决方案;

  第二,访客管理的目标客户就是现有的一卡通系统的目标客户;就现在的市场需求看,最先促发访客管理需求的客户将以党军政机关、公检法要害部门、事业单位、金融机构、大型商务大厦为主;

  第三,一卡通厂家拥有成熟的人员出入管理研发团队和成熟的通道营销团队。

  结语

  作为一个从事一卡通事业的工作者,笔者佩服那些在一卡通领域做出卓越贡献,带来行业价值的企业,因为他们的尝试与创新使得整个行业不断前进。未来,希望能有更多的一卡通厂家投入其中,在为访客管理行业创造价值的同时,自己也会收获更多的惊喜。